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Toda transação criada na plataforma é classificada de acordo com o Plano de Contas para gerar um indicador financeiro específico. Essa classificação é realizada de acordo com a origem ou finalidade da transação, e feita conforme com as categorias e subcategorias do plano de contas.
A partir das classificações, os relatórios apresentam a performance da sua empresa de acordo com diversos indicadores financeiros.
No seu Organizador PJ, o plano de contas e a classificação servem como pilar essencial para a geração de relatórios.
Entendendo as Classificações
Para entender de onde o dinheiro vem e para onde ele vai, usamos um sistema de códigos no Plano de Contas. É como se cada tipo de gasto ou de ganho tivesse um número próprio, o que ajuda a saber a origem dele.
Estes códigos servem para classificar o movimento do dinheiro. Por exemplo, os códigos que começam com 1 são usados para tudo que é saída de dinheiro, enquanto os que começam com 2 são para tudo que é entrada.
Dentro dessas categorias principais, temos divisões ainda mais específicas. Assim, fica mais fácil entender os diferentes tipos de gastos e ganhos que a empresa tem, o que ajuda a ter uma visão clara da saúde financeira do negócio.
Dividimos as saídas em 5 Contas:
1.1 Redutores
1.2 Custos
1.3 Despesas
1.4 Impostos
1.5 Saídas Não Operacionais
Já as entradas em 2 contas:
2.1 Receitas
2.2 Entradas Não Operacionais
Vamos traduzir esses termos de finanças para algo mais fácil de entender.
1.1 Redutores
Imagine que a sua empresa vende produtos. O valor total que você recebe por essas vendas se chama receita bruta. Os redutores são valores que você precisa tirar dessa receita antes de calcular o lucro, por exemplo, impostos que são calculados direto sobre o valor das vendas. Ainda dentro de redutores, organizamos esses registros em 5 Categorias:
1.1.1 Contribuições
1.1.2 Comissão
1.1.3 Retenções na fonte
1.1.4 Devolução/Descontos
1.1.5 Royalties
1.1.1 Contribuições
São impostos que a empresa paga com base no valor total das vendas, não no lucro. O DAS, por exemplo, é um imposto único pago por empresas do Simples Nacional que já inclui várias outras taxas.
As Contribuições são segmentadas em 8 Subcategorias, que se resumem aos tipos de impostos que podem fazer sentido aqui:
1.1.1.1 DAS
1.1.1.2 PIS
1.1.1.3 COFINS
1.1.1.4 CSLL
1.1.1.5 ISS
1.1.1.6 ICMS
1.1.1.7 IPI
1.1.1.8 Outras contribuições
1.1.2 Comissão
É o valor que a empresa paga a vendedores ou a outros parceiros que ajudaram a gerar a receita. Se você paga um percentual do valor da venda para o vendedor (terceirizado ou não), essa é a comissão.
A comissão não possui subcategorias, chamamos esse caso de classificação final.
1.1.3 Retenções na Fonte
São impostos que são "segurados" antes que o dinheiro das vendas chegue até a empresa. Quando uma empresa emite uma nota fiscal, parte do valor já é descontado para pagar alguns impostos. Essa categoria possui 9 Sub Categorias:
1.1.3.1 INSS
1.1.3.2 CSLL
1.1.3.3 IR
1.1.3.4 PIS
1.1.3.5 COFINS
1.1.3.6 ISS
1.1.3.7 ICMS
1.1.3.8 IPI
1.1.3.9 Outras Retenções
1.1.4 Devolução/Descontos
É o valor das vendas que a empresa precisa devolver ao cliente quando ele troca ou devolve um produto. Também inclui os descontos dados em produtos ou serviços.
1.1.5 Royalties
São pagamentos que a empresa faz para poder usar uma marca famosa ou um produto de outra empresa.
1.2 Custos
São todos os gastos que você teve para produzir ou vender algo. Se você tem uma loja de camisetas, o custo seria o tecido, a tinta, a embalagem e a mão de obra para fazer cada camiseta. São gastos diretamente ligados ao que você vende.
Custos possui apenas uma categoria (1.2.1) e as Sub Categorias dele são:
1.2.1.1 Recursos Humanos
O valor gasto com os colaboradores que estão diretamente envolvidos na produção ou na prestação do serviço. Isso inclui salários e benefícios, como vale-transporte e alimentação.
1.2.1.2 Fornecedores de Serviço
Pagamentos para outras empresas ou pessoas físicas que fazem um serviço indispensável para o seu negócio. Se a sua empresa de informática precisa de um serviço especializado de manutenção, por exemplo, esse gasto entra aqui.
1.2.1.3 Estoque
O valor dos produtos você compra para revender exatamente como eles estão. Por exemplo, uma loja que compra roupas prontas para vender.
1.2.1.4 Insumos
Produtos que você compra e usa para criar ou modificar algo antes de vender. Se uma lanchonete compra pão e hambúrguer para fazer sanduíches, por exemplo, eles são insumos.
1.2.1.5 Matéria Prima
O principal item usado para produzir algo do zero. Se uma fábrica de doces compra cacau para fazer chocolate, o cacau é a matéria-prima.
1.2.1.6 Frete
Gastos com o transporte dos produtos até o cliente.
Podem ser desde motoboys até grandes transportadoras, indiferente da distância.
1.2.1.7 Frota
Custos com os veículos da empresa, como combustível e manutenção. É importante entender que aqui são custos, por isso só classificamos nessa categoria se sem seu veículo, você não pode entregar seu produto ou serviço para seu cliente.
Por exemplo, se você tem uma transportadora, locadora de carros ou é um vendedor ambulante, precisa muito do veículo e classificaria aqui.
Porém, se seu negócio é uma loja física, não há a necessidade desse veículo, pois os gastos com a entrega para o cliente, entraria em 1.2.1.6 Frete.
1.2.1.8 Softwares e Sistemas
O valor pago por programas de computador que são essenciais para o negócio funcionar, como sistemas de gestão de vendas ou licenças específicas.
1.2.1.9 Instalações
Pagamentos para manter o espaço físico funcionando, como contas de luz, água, telefonia e internet.
Lembre-se que essa classificação é para custos, por isso, se você não depende de um espaço físico para venda ou prestação do serviço, ele não se enquadra para você, prefira a classificação 1.3.1.3 Instalações, que fica em despesas.
1.2.1.10 Taxas
Cobranças obrigatórias que a empresa precisa pagar para poder vender seus produtos.
1.2.1.11 Tributos Retidos
São os impostos que a empresa paga em nome de um fornecedor. Quando um fornecedor emite uma nota fiscal, parte do valor pode se transformar em um imposto que a empresa precisa pagar.
1.3. Despesas Operacionais
São os gastos que a empresa tem para funcionar, mas que não estão diretamente ligados à produção. Isso inclui o aluguel do escritório, o salário da equipe de vendas ou de quem trabalha na administração e os gastos com publicidade. As Categorias de Despesas Operacionais são:
1.3.1 Despesas Administrativas
1.3.2 Despesas Financeiras
1.3.3 Despesas Comerciais
1.3.4 Infraestrutura
1.3.1 Despesas Administrativas
Esses são os gastos para manter a estrutura e a gestão da empresa.
Essa categoria possui 14 Sub Categorias:
1.3.1.1 Recursos Humanos: Pagamentos para a equipe que trabalha na administração da empresa ou que não estão diretamente ligados ao serviço que você presta ou a venda dos produtos. Inclui salários, benefícios e os custos de contratação ou demissão.
1.3.1.2 Fornecedores de Serviço: Pagamentos para serviços gerais, como a empresa de contabilidade ou de TI, que são necessários para a empresa, mas não são o foco principal do negócio.
1.3.1.3 Instalações: Pagamentos para manter o espaço físico funcionando, como contas de luz, água e internet.
É importante lembrar que essa classificação é uma despesa, assim, se você depende do espaço físico para prestar o serviço ou vender seus produtos, o ideal é classificar na categoria 1.2.1.9 Instalações, que está enquadrada em Custos.
1.3.1.4 Despesa Estrutural: Gastos com a manutenção do local de trabalho. Isso inclui produtos de limpeza, material de escritório, itens de cozinha para os funcionários (como café e água) e a limpeza do espaço.
1.3.1.5 Despesa Societária: Valores que são pagos aos sócios da empresa, como o pró-labore, que é uma espécie de salário para os donos do negócio.
1.3.1.6 Associações: Pagamentos de mensalidades para associações comerciais ou profissionais.
1.3.1.7 Acordo Judicial: Pagamentos feitos para resolver processos na justiça, como em casos trabalhistas.
1.3.1.8 Confraternização: Todos os gastos com festas e eventos para os funcionários, como aluguel do espaço, comida e bebidas.
1.3.1.9 Softwares e Sistemas: O valor pago por licenças de programas de computador que são usados para a gestão do negócio, mas não para a produção direta. Por exemplo, um sistema de gestão financeira.
1.3.1.10 Entregas: Gastos com a entrega de documentos ou materiais que não são diretamente um produto vendido ao cliente.
1.3.1.11 Taxas: Taxas diversas que a empresa precisa pagar, mas que não estão ligadas à produção.
1.3.1.12 Manutenção de Clientes: Gastos feitos para manter o relacionamento com os clientes, como presentes de fim de ano ou transporte para reuniões.
1.3.1.13 Marcas/Patentes: Pagamentos para registrar e manter a marca da própria empresa ou de alguma invenção.
1.3.1.14 Tributos Retidos: Impostos que a empresa paga em nome de um fornecedor, quando a nota fiscal de um serviço (considerado uma despesa) gera uma taxa que precisa ser paga pelo cliente.
1.3.2 Despesas Financeiras
Vamos entender as Despesas Financeiras. Elas são todos os gastos que a empresa tem para lidar com bancos e dinheiro. As Sub Categorias aqui são:
1.3.2.1 Tarifas bancárias: Taxas que o banco cobra por serviços, como a manutenção da conta ou a transferência de dinheiro.
1.3.2.2 Custo de boleto: É o valor que a empresa paga ao banco ou a outras plataformas para poder emitir boletos de cobrança para os clientes.
1.3.2.3 Adquirentes (maquininhas): As taxas que a empresa paga às empresas de maquininhas de cartão de crédito e débito. Esse valor é descontado do total das vendas feitas com o cartão.
1.3.2.4 IOF (Imposto sobre Operações Financeiras): É um imposto do governo cobrado em algumas transações, como empréstimos, câmbio ou seguros.
1.3.3 Despesas Comerciais
São todos os gastos que a empresa tem para vender e atrair clientes e possui 7 Sub Categorias:
1.3.3.1 Recursos Humanos: O dinheiro gasto com a equipe que trabalha diretamente com vendas, como os vendedores e a equipe de marketing. Isso inclui salários, benefícios e outros custos relacionados a essa equipe.
1.3.3.2 Fornecedores de Serviços: Pagamentos para outras empresas que prestam serviços para a área comercial, como agências de publicidade ou consultorias de vendas.
1.3.3.3 Softwares e Sistemas: O valor pago por programas de computador que são usados para ajudar a vender, como um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ou ferramentas de automação de marketing.
1.3.3.4 Material Publicitário: Gastos com a produção de materiais de divulgação, como cartões de visita, panfletos, e-books e folders.
1.3.3.5 Prospecção: Gastos para encontrar e conquistar novos clientes, como eventos de networking, feiras ou viagens de negócios.
1.3.3.6 Anúncios: O dinheiro investido em publicidade, seja em mídias tradicionais, como rádio e TV, ou em canais digitais, como Google Ads e Facebook Ads.
1.3.3.7 Tributos Retidos: Impostos que a empresa paga em nome de um fornecedor, quando um serviço (que é uma despesa comercial) gera uma taxa que precisa ser paga pelo cliente.
1.3.4 Infraestrutura
São todos os gastos que a empresa tem com o prédio, o espaço físico e tudo o que é necessário para mantê-lo funcionando. Essa etapa possui 4 Sub Categorias:
1.3.4.1 Manutenção e reforma: Gastos para consertar ou melhorar o espaço da empresa, como pintar paredes, consertar encanamentos ou fazer uma reforma geral. Isso inclui tanto o material quanto o serviço.
1.3.4.2 Máquinas e equipamentos: A compra de itens essenciais para o trabalho, como computadores, impressoras, aparelhos de ar-condicionado e outros equipamentos que a equipe usa no dia a dia.
1.3.4.3 Móveis e utensílios: O dinheiro gasto com móveis, como mesas, cadeiras e armários, e com objetos que são usados para decorar ou para o uso geral, como copos e espelhos.
1.3.4.4 Frota: Gastos com os veículos da empresa, como o combustível ou a manutenção. Essa é uma despesa quando a frota não é usada diretamente para o principal serviço da empresa, mas sim para a administração ou para o transporte dos funcionários.
1.4 Impostos
São as taxas que a empresa paga ao governo sobre o lucro que ela teve. O valor do imposto varia de acordo com o regime tributário da empresa e é calculado com base nos resultados.
Há apenas 1 Categoria nessa Conta, as Sub Categorias aqui são:
1.4.1.1 IRPJ
1.4.1.2 CSLL
1.5 Saídas não Operacionais
São gastos ou pagamentos que a empresa faz, mas que não têm a ver com a sua atividade principal. Por exemplo, se a empresa teve que pagar uma multa por atraso na entrega, isso seria uma saída não operacional.
As Categorias aqui são:
1.5.1 Movimentação Societária: O dinheiro que sai da empresa para os sócios, como o pagamento de lucros ou a devolução de dinheiro que eles investiram no negócio.
1.5.2 Aplicação Automática: São as retiradas de dinheiro da conta da empresa que acontecem de forma automática para serem aplicadas em algum tipo de investimento.
1.5.3 Investimento: Todo o dinheiro que a empresa usa para investir, seja em fundos, consórcios ou outras formas de aplicação, exceto aquelas que são feitas automaticamente.
1.5.4 Despesa Financeira: Gastos que a empresa tem com juros, multas e impostos sobre investimentos. Se a empresa atrasa o pagamento de uma conta, os juros e a multa entram aqui. A variação do câmbio, que pode gerar um gasto extra, também é classificada aqui. As Sub Categorias são:
1.5.4.1 IR s/ Investimento
1.5.4.2 IOF s/ Investimento
1.5.4.3 Variação Cambial
1.5.4.4 Juros/Multa
1.5.5 Empréstimo: O dinheiro que a empresa paga para quitar empréstimos, seja para um banco, outra empresa ou uma pessoa física.
1.5.6 Repasse: O dinheiro que entra na conta da empresa, mas que é imediatamente transferido para outra pessoa ou empresa, sem que a empresa use ou fique com uma parte.
1.5.7 Saídas com Estorno: Dinheiro que a empresa paga de volta, seja para corrigir um erro ou porque o pagamento será devolvido no futuro.
1.5.8 Transf. Entre Contas: O dinheiro que é transferido de uma conta da empresa para outra conta da mesma empresa.
1.5.9 Parcelamento/Refis: Pagamentos feitos para quitar dívidas antigas com fornecedores ou para parcelar impostos atrasados.
1.5.10 Outras Saídas: Gastos que não se encaixam em nenhuma outra categoria. Isso inclui despesas que não foram identificadas e também doações que a empresa faz.
1.5.11 Doações: São os valores que a empresa decide dar para instituições de caridade ou projetos sociais, sem receber nada em troca.
1.5.12 Bloqueio Judicial: Quando a justiça determina que uma quantia de dinheiro na conta da empresa seja "congelada" para o pagamento de uma dívida, por exemplo. O dinheiro fica preso e a empresa não pode usá-lo.
Receitas
É todo o dinheiro que a empresa recebe pela sua atividade principal. Se você tem uma loja de roupas, a receita é o dinheiro que você ganha com a venda das roupas.
Serviço Prestado
O valor que a empresa recebe quando presta um serviço a um cliente, como uma consultoria, um serviço de design ou um conserto.
Mercadoria Vendida
O dinheiro que a empresa recebe com a venda de produtos. Se a empresa tem uma loja de sapatos, esse valor é a receita da venda de cada par.
Outras Receitas
Dinheiro que a empresa ganha, mas que não vem de seus principais serviços ou produtos. Um exemplo seria se a empresa alugasse um espaço que não está usando.
Comissão
O valor que a empresa recebe por ajudar a vender produtos de outra pessoa ou empresa. Por exemplo, uma loja de eletrônicos que ganha uma porcentagem para vender produtos de uma marca parceira.
Entradas não Operacionais
São os valores que a empresa recebe, mas que não têm a ver com o seu negócio principal. Por exemplo, se a empresa vendeu um carro antigo que não usava mais, o dinheiro dessa venda seria uma entrada não operacional.
2.2.1 Movimentação Societária: Dinheiro que os sócios colocam na empresa para ajudar a financiar o negócio.
2.2.2 Resgate Automático: Quando o dinheiro que estava investido retorna automaticamente para a conta da empresa.
2.2.3 Investimento: O dinheiro que a empresa recebe de volta quando decide resgatar um investimento que fez.
2.2.4 Receita Financeira: Ganhos que a empresa tem com o dinheiro que possui, como rendimentos de aplicações financeiras, juros que recebe e o lucro obtido com a variação do câmbio. Essa Categoria possui Sub Categorias que são:
2.2.4.1 Rendimento Aplicação
2.2.4.2 Juros
2.2.5 Empréstimo: O dinheiro que a empresa recebe ao pegar um empréstimo em um banco ou de outra pessoa.
2.2.6 Repasse: Dinheiro que entra na conta da empresa, mas que é apenas um intermediário e será imediatamente transferido para outra pessoa ou empresa.
2.2.7 Entradas com Estorno: Dinheiro que volta para a conta da empresa para corrigir um pagamento que havia sido feito.
2.2.8 Transf. Entre Contas: Dinheiro que a empresa transfere de uma conta para outra conta dela mesma.
2.2.9 Outras Entradas: Dinheiro que a empresa recebe por motivos que não se encaixam nas outras categorias. Isso inclui entradas que não puderam ser identificadas e também descontos que a empresa recebeu ao pagar contas.
2.2.10 Descontos e Abatimentos: Dinheiro que a empresa recebe de volta por conseguir descontos em pagamentos que fez, como um desconto por pagar uma conta adiantado.
2.2.11 Desbloqueio Judicial: O dinheiro que a empresa recebe de volta depois que um bloqueio judicial é retirado e ela pode voltar a usar o valor que estava preso.